所内各部门：

　　我所OA系统经过数月的正式运行，为了确保OA系统运行的顺畅，提高工作效率，现征集OA系统的意见及建议，并将OA系统有关内容填写要求及说明如下：

　　一、OA系统内容填写要求及说明：

　　（一）课题名称及编号的选择、修改：

　　1、课题名称及编号的选择：

　　因可选择的课题名称及编号较多，为避免因选择错误导致使用非本组课题的课题编号，请先确认该课题名称及编号是本课题组名下的、可以使用的。

　　2、课题名称及编号的修改：

　　A、在课题负责人进行审批时可对课题名称及编号进行修改。

　　B、审批流程结束后、归档前，可由填写人对课题名称及编号进行修改，修改后点击“保存”或“提交”。

　　C、由于审批金额、审批权限、审批流程不同，所以课题名称及编号的修改仅限于同类型、同一课题负责人。

　　（二）合同管理：

　　1、合同文本中时间节点的要求：

　　合同文本中须明确合同签订日期、生效日期、有效期和交付期。

　　A、合同签订日期：可按实际签订时间填写。

　　B、合同生效日期：①在合同文本中直接写入“以最后审批通过时间为生效日期”；②在合同文本中写入“合同生效日期：年月日”待审批通过后，再按实际日期填写。

　　2、合同上传：

　　A、合同上传前请确认双方单位名称填写正确；联系人、联系电话等有关信息已填写。“联系人”项还需手签姓名。

　　B、上传的合同须清晰、正向，经办人应先预览、确认，再提交。

　　C、如何上传合同及套红操作详见OA系统中“FAQ”板块。

　　3、外包加工测试审批单与外包加工测试计划审批单中的合同：

　　按照要求，≥5万元的外包加工测试须先填写外包加工测试计划审批单，并上传合同。审批流程完成后，再填写外包加工测试审批单，并将上传到外包计划中的合同带入此审批单，不需重新上传合同。

　　4、合同用印、留存：

　　经办人打印通过审批并带有所内合同编号的合同文本1份，同时在需用印的合同原件右上角手工填写所内合同编号。

　　合同打印件与原件一同加盖合同印章后，综合规划处留存合同打印件，财务处和经办人留存合同原件。

　　（三）生成预付款单、结算单后查询方法：

　　审批流程完成，确认生成预付款单、结算单成功，有两种查询方法：

　　1、在待办事宜里查询对应的表单。

　　2、在主审批单的左下方，会出现“子流程意见”，点击后出现下拉菜单，再点击进入即可。（推荐使用此方法）

　　另：预付款单、结算单须经综合规划处审核后再打印。

　　（四）归档：

　　当审批流程结束，进入主审批单时，请勿点击“提交”。此“提交”为归档。应先确认是否完成预付款、结算等全部流程。

　　确认所有业务（包括生成预付款单、结算单和课题号修改等）已完成，请在主审批单点击“提交”，完成本项业务归档。归档后，课题编号将不能进行修改。

　　（五）所支经费购买固定资产：

　　申请时，先填写本部门的课题号，审批通过后，填写人将审批单中原课题号改为所支经费课题号，再打印审批单。

　　（六）审批单填写的其它注意事项：

　　1、采购类型分为“国内采购”和“进口采购”两种。“进口采购”是指用外币支付且签定外贸合同的产品。此外均为“国内采购”。

　　2、审批单上的非必填项请尽可能填写。

　　3、劳保用品与易制毒/易制爆产品分别填报、审批。

　　4、实验用品/办公用品/劳保用品/耗材等内容须按购置的实际物资明细填写，不能简单填写实验用品1批或办公用品1批。

　　5、购置货物数量计量单位要正确填写。如：Kg等。

　　（七）纸质资料留存：

　　1、与质量相关须办理入所验证的采购产品及外包产品，综合规划处须留存审批单、合同、入所验证单、供方提供的质量证明文件等纸质资料的复印件。

　　2、按固定资产入帐的设备，综合规划处需留存审批单、合同、入库领用单等纸质资料的复印件。

　　（八）审批单打印：

　　器材采购与外包加工测试审批单如果出现两页，可在打印预览时先进行页面调整，再打印。

　　二、征集OA系统的意见及建议：

　　为能更好地服务于科研，现征集OA系统的意见及建议，请大家将宝贵的意见和建议，于2017年9月29前反馈至综合规划处。

　　联 系 人：刘营
　　联系电话：3112
　　电子邮箱：liuying@imr.ac.cn